Si vous dirigez une entreprise en pleine expansion, vous avez sûrement entendu parler des ERP. Mais qu'est ce que cela signifie exactement et pourquoi est-ce important pour vous ? Voici une explication simple.
L'ERP: Une explication facile à comprendre
ERP signifie "Entreprise Resource Planning" (Planification des Ressources de l'Entreprise), mais cela ne rend pas les choses très claires au premier abord. En termes simples, un ERP est un système informatique centralisé qui relie tous les aspects essentiels de votre entreprise.
Pensez-y comme à un centre numérique où toutes les informations importantes de votre entreprise sont centralisées et communiquent entre elles. Par exemple, les informations de votre inventaire peuvent être consultées par votre équipe commerciale. Dès qu'une commande est passée, le service expédition est immediatement informé. De plus, votre service comptabilité reçoit directement les informations nécessaire à la facturation, et ainsi de suite. Un ERP fait en sorte que toutes les équipes d'une entreprises travaillent avec les mêmes données en temps réel.
Au lieu d'avoir différents systèmes déconnectés qui ne communiquent pas entre eux (ou des dizaines de tableurs à mettre à jour manuellement), un ERP crée une plateforme uniques où toutes les informations de l'entreprise sont mises à jour simultanément.
Que fait concrètement un ERP ?
Imaginez que tous vos responsables de départements travaillent dans une salle virtuelle, où ils partagent leurs informations en temps réel, coordonnent leurs actions et prennent des décisions en se basant sur des données complètes. C’est ce qu’un ERP permet en réalité.
Voici quelques exemples de son fonctionnement : lorsqu’un client passe une commande, l’inventaire réserve immédiatement les produits. Le service expédition est informé des articles à envoyer. Le système comptable génère automatiquement la facture. L’équipe des achats est alertée lorsque le stock est faible. De plus, les dirigeants peuvent consulter un tableau de bord actualisé avec les dernières données financières et opérationnelles.
Tout cela se fait automatiquement, sans que les employés aient à entrer les mêmes informations plusieurs fois.
Pourquoi une entreprise a-t-elle besoin d’un ERP ?
Au départ, une petite entreprise utilise souvent des outils simples comme QuickBooks, des tableurs Excel ou des listes de contacts par e-mail. Cela fonctionne bien pendant un certain temps.
Cependant, à mesure que l’entreprise grandit, des problèmes commencent à émerger : l’équipe commerciale ne peut pas accéder aux informations en temps réel concernant les stocks, la production sous-estime la demande, et la création des rapports prend une éternité. Ces difficultés ne sont pas dues à une mauvaise gestion, mais au fait que les outils utilisés ne sont plus adaptés à la taille et à la complexité de l’entreprise.
Les principaux avantages d’un ERP
- Centralisation des informations
Tout est regroupé au même endroit. Plus besoin de chercher des informations, tout le monde accède à la même base de données à jour. - Automatisation des tâches répétitives
L’ERP s’occupe de nombreuses tâches administratives et répétitives, comme la gestion des stocks, la génération de factures ou la planification de la production. - Réduction des erreurs
L’ERP minimise les risques d’erreurs en éliminant la saisie manuelle de données multiples et en imposant des processus normalisés. - Prise de décision rapide et éclairée
L’ERP permet d’obtenir des informations fiables et actualisées en temps réel, facilitant la prise de décisions basées sur des faits. - Scalabilité
L’ERP permet à l’entreprise de se développer sans avoir à réinventer ses processus à chaque étape.
Est-ce qu'un ERP est adapté à votre entreprise ?
Toutes les entreprises n'ont pas besoin d'un ERP dès le départ. Mais si votre équipe passe plus de temps à gérer les informations qu'à les utiliser efficacement, si les départements fonctionnent avec des données contradictoires ou si la génération de rapports prend trop de temps, il est probablement temps d'envisager l'implémentation d'un ERP.
Les ERP ne sont pas aussi complexes qu'on pourrait le croire
Autrefois réservés aux grandes entreprises, les ERP modernes, comme Odoo, sont désormais accessibles aux petites et moyennes entreprises. Les solutions basées sur le cloud rendent l'ERP flexible et sans investissement informatique lourd.